Description du poste

DESCRIPTIF GENERALDU POSTE

1. Accueil physique et téléphonique des personnes (patients et responsables légaux, agents, partenaires du territoire desservi) dans son domaine d’activité.
2. Identification et recensement des besoins et attentes des familles.
3. Traitement des courriers, dossiers (DPI papier), documents dans son domaine d’activité (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
4. Vérification des informations administratives, contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations concernant le patient, dans le cadre de l’identito-vigilance.
5. Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité.
6. Recensement, mise à jour et enregistrement des données / des informations liées à la nature des activités (codage).
7. Gestion et coordination médico-administrative (prise de rendez-vous / gestion des agendas / réunions avec les partenaires du territoire desservi).
8. Recensement et élaboration en collaboration avec les médecins sur la gestion du temps de travail médical (transmissions des tableaux de service prévisionnels et réalisés, demandes d’absences (CA, RTT, récupérations et congés exceptionnels), de formation, de CET, fiche de suivi de temps additionnel, fiche de liaison d’AIG au secrétariat de chefferie de pôle pour traitement).
9. Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application.

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Cotation après vérification des actes relatifs aux groupes thérapeutiques, des réunions cliniques hebdomadaires, des rencontres partenaires, cotations des actes médicaux liés à l’activité de l’UF
2. Cotation activité médicale
3. Création des IPP et IEP
4. Réalisation des extractions de données/enquêtes sur le DPI (mise à jour de la file active des patients et des diagnostics manquants en collaboration avec le médecin)
5. Selon la réglementation en vigueur, recensement pour le dossier d’admission des documents en cours de validité nécessaires à une hospitalisation
6. Gestion des dossiers patients de la création à l’archivage (cf. protocole d’archivage)
7. Gestion et organisation de la communication des dossiers patients/réquisitions ; saisie de dossiers médicaux
8. Participation possible aux réunions cliniques hebdomadaires en accord avec le médecin et le cadre de santé de l’unité selon l’organisation interne (temps d’affectation, disponibilité liée à la charge de travail, les priorités et urgences) et ou saisie du compte-rendu des réunions et planification-organisation des rendez-vous.
9. Traitement et coordination des courriers, dossiers (DPI, papier) et mails liés à l’activité de la structure
10. Gestion des bons de transport en collaboration avec les médecins de l’unité ainsi que le travail en collaboration avec l’assistante sociale et élaboration d’un tableau de suivi des situations (admission, dossiers MDPH, soins études, suivi des ALD, photocopies diverses, …)
11. Travail quotidien en collaboration avec les équipes pluridisciplinaires/avec les partenaires du territoire desservi
12. Articulation et liens avec le médecin et le cadre du l’unité
13. Gestions des fournitures de bureau et consommables (commandes Lyreco, ordonnances et tampons administratifs)
14. Contribuer au développement de la démarche qualité et des EPP soignants (travail sur le DPI, identito-vigilance, autorisations de prise en charge)
15. Formation et tutorat des élèves ou nouvelles secrétaires médicales (stagiaires…)
16. Participation à la permanence de présence d’un secrétariat sur le pôle (1 à la chefferie + 1 en intra + 1 autre)
17. Saisie activité journalière par COTATION
18. Gestion de l’archivage des dossiers des 2 HDJ selon procédure en vigueur
19. Gestion de la salle des archives du Pôle située sur le bâtiment le Hameau : expédition et traçabilité des dossiers demandés selon la procédure d‘archivage en vigueur

ACTIVITES SPECIFIQUES

1. Saisie des comptes rendus d’hospitalisation et communication auprès des médecins traitants
2. Travail de coordination avec le BDE pour la gestion des entrées
3. Mise à jour des dossiers administratifs (CNI, Carte mutuelle, numéros de téléphone, adresses, …) à chaque rentrée, en collaboration avec l’ASE AS
4. Elaboration des tableaux de suivis hebdomadaires des prises en charge des enfants/adolescents (liste d’attente, planning, organisation de soins, renseignements divers, ..)
5. Travail de coordination avec les services pour la suite de la prise en charge des patients
6. Gestion des bons de transports en collaboration avec les médecins
7. Participation aux réunions cliniques et/ou saisie du compte-rendu des réunions en direct
8. Traitement de l’archivage central du pôle en collaboration avec la seconde AMA du Hameau
9. Connaitre les modes dégradés de prise en charge en cas de panne du système informatique
10. Régulariser les données des patients dans le système après une panne

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